電話対応の基本と心構えとは？

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ビジネスシーンで避けることはできない電話対応。

電話ではお互いの顔が見えない分、相手が聞き取りやすい話し方や声色を意識することが大事だと言われています。

また、電話対応する方は、「会社の代表」としての自覚をしっかり持ったうえで受け応えする必要があります。

とはいえ、「電話対応に自信がない」「電話に出るのが怖い」など、固定電話に対する抵抗感を持っている方もいるはずです。

当記事では、電話対応マニュアルとして、基本的な受け応えや相手に好印象を与えるポイントについて詳しく紹介しています。

電話対応の苦手意識を克服して、明るくハキハキとした対応を心がけましょう！

【電話対応マニュアル】電話を受けたときのマナー

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ここでは、電話を受けたときのマナーについて5つ解説します。

受話器は3コール以内に出る

相手から電話がかかってきたら、3コール目が鳴り終えるまでに出るケースが広く根づいています。

3コール以上になると、「電話に出るまでに時間がかかった」「電話がつながりにくい」といった悪い印象を相手に与えてしまうことも。

もし、3コールを過ぎてから電話に出た際は、「お待たせいたしました」と一言添えてから対応しましょう。

社名と部署名、名前を伝える

電話に出る際は「もしもし」は使用せず、社名と部署名、名前を伝えるようにしましょう。

「もしもし」はカジュアルな言葉なので、ビジネスシーンにはふさわしくないと言われています。

電話を受ける際の第一声は、「お電話ありがとうございます。（会社名）の営業部　おもてなし花子です。」と滑舌よく、ゆっくりと言いましょう。

▼ビジネスマナーにおける電話対応についてはこちら

相手から伝えられた内容を復唱する

電話対応中は、相手の話している内容の聞き間違いや認識違いを防ぐためにも、時間や名前、用件などは復唱したりメモを取ったりするようにしましょう。

もし、内容が聞き取れなかったら曖昧にせず、「恐れ入りますが、もう一度よろしいでしょうか？」と聞き直すことが大事です。

後にトラブルの元にしないためにも、確実に内容を聞き取ることが大切でしょう。

取り次ぐ際は保留にする

電話をかけてきた相手と社内の方を取り次ぐ際は、保留にしてからおこないましょう。

ここでのポイントは、保留にしてから1分を過ぎても取り次ぐ相手が対応していない場合は、一度保留を切り「お待たせして申し訳ありません」とおわびすること。

1分以上を過ぎてしまうと、相手の中に「待たされた」という印象が強く残ってしまうからです。

取り次ぐ相手が対応できない、折り返しのご連絡でも大丈夫か確認しましょう。

相手が電話を切ってから受話器を静かに置く

受けた電話の場合は、「お電話ありがとうございました。失礼いたします」と言い、相手が電話を切った後に、受話器を静かに置きましょう。

それは、相手の用件が済んだかどうかを最後まで確認するためと言われています。

もし用件がないことを確認しても、相手が電話を切ろうとしなかったら「こちらからお電話失礼いたします」と言って、静かに電話を切りましょう。

【電話対応マニュアル】電話をかけるときのマナー

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ここでは、電話をかけるときのマナーについて4つ紹介します。

電話する前に用件を整理しておく

電話をかける前に、確認したい内容を整理しておきましょう。

事前に用件をまとめておかないと、電話を切った後に確認不足があると気付き、再度連絡しなければならないからです。

二度手間と相手に迷惑をかけないためにも、用件はまとめてから電話してくださいね。

忙しい時間帯は避ける

電話をかける時は、先方の忙しい時間帯を避けることが大事です。

忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、相手の仕事を滞らせてしまったり、話しをしっかり聞いてもらえなかったりすることも。

もし急ぎの用件ですぐに電話したい場合は、「お忙しいところ恐れ入ります」と一言添えてから名乗るようにしてくださいね。

以下にまとめた、一般的に言われている避けるべき時間帯を参考にすると、「10時頃と14時から17時の間」が電話をかけるベストタイミングと言えるでしょう。

相手が不在の際は伝言をお願いする

話したい相手が不在の場合は、可能であれば電話口の方に伝言をお願いしましょう。

ここでの注意点は、電話口の方が忙しそうなら無理に伝言をお願いしないことです。

「ご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」と聞いて快諾してくれたり、先方から「何かお伝えいたしますか？」と聞かれたりしたら、お願いしても問題ありません。

最後に伝言を伝えたら、電話口の方のお名前を聞くことを忘れないでくださいね。

静かに受話器を置いて電話を切る

自分から電話をかけた場合は、先に電話を切っても問題ありません。

ただ、一般的に受話器を置くときの「ガチャン」という音は、聞かされた側としては良い気分にならないそうです。

電話を切る際は、静かに受話器を置くことを心がけましょう。

【電話対応マニュアル】相手に好印象を与えるポイント

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電話をかける・受ける際のビジネスマナーについてご理解いただけたのではないでしょうか。

ここでは、「会社の顔」として相手に好印象を与えるポイントについて解説します。

電話のそばにメモ帳を置いておく

電話のそばには、必ずメモ帳を置いておきましょう。

手元にメモ帳があれば、相手に伝言を頼まれても慌てる必要もありませんし、聞き取りながら内容を整理することもできるということですね。

クッション言葉や正しい敬称・敬語をマスターする

クッション言葉や正しい敬称・敬語の使い分けがきちんとできていると、相手に好印象を与えることができます。

以下の関連記事では、ビジネスマナーに必要な正しい言葉遣いについて解説しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

明るくハキハキと受け応えをする

電話対応をする際は、いつも明るくハキハキとした受け応えをしましょう。

電話は相手の顔が見えないため、顔の表情や身振り手振りで感情を伝えることができないからです。

笑顔で話せば声色も自然と明るくなり、相手が怒っていたら申し訳なさそうな顔で話せば謝罪の気持ちも伝わるでしょう。

電話対応をマスターして即戦力として活躍しよう！

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これまで電話対応に悩んでいた方は、この電話対応マニュアルを参考にして、新たなスキルを身につけましょう。

なお、電話対応スキルを身につけておくと、幅広いお客様が訪れる宿泊業界で即戦力として活躍できます。

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